Gestion Bénévoles / Membres actifs / Artistes

Un « règlement bénévoles » est proposé pour :
• permettre la constitution d'une équipe pas en surnombre
• mieux gérer les quantités pour les repas bénévoles
• clarifier les différentes contreparties pour toutes les personnes impliquées sur le festival

Propositions validées pour le règlement bénévoles :

• Les bénévoles doivent être adhérents de l'association (comme les membres actifs!).
• L'équipe bénévole doit être constituée un mois avant le festival (soit début juin) ; pour cela, les référents des différents pôles doivent :
• déterminer (dès début mai) les besoins en bénévoles (les jours, les créneaux, les tâches...) et les faire remonter à Juliette et Jerem (référents bénévoles)
• si les référents ont déjà des bénévoles prévus (ou des préférences...), ils le font aussi remonter à Juliette et Jerem (par exemple, équipe bar ou Laura qui aimerait Merlin et Tristan pour la balade...)
• à partir de là, Juliette et Jerem définiront combien de bénévoles en plus sont nécessaires et ils lanceront un appel en fonction.
Donc les bénévoles seront, soit introduits par un référent et présentés par lui aux référents bénévoles (Juliette et Jerem), soit « recrutés » par Juliette et Jerem via un appel à bénévoles. Dans les deux cas les référents bénévoles connaîtront tous les membres de l'équipe bénévole.
• Les disponibilités des bénévoles sont connues dès la constitution de l'équipe début juin ; les membres de l'équipe bénévole peuvent s'engager sur un, plusieurs ou tous les jours entre le mercredi 6 et le dimanche 10 juillet et participent activement au minimum 4h dans la journée.
• Les bénévoles doivent respecter les horaires des repas pour ne pas bloquer les bénévoles cuisine dans d'autres tâches.


Cas particuliers :
• les bénévoles qui participent en amont au montage, et au démontage après le festival : prévoir contreparties pendant le festival (boissons, entrées spectacles... à définir)
• les bénévoles ponctuels (ne faisant pas partie de l'équipe bénévole, mais qui passent quand même donner un coup de main pendant la semaine de prépa) : le référent concerné offre personnellement une conso, sans passer par les référents bénévoles. Normalement l'équipe bénévole « officielle » sera capable de couvrir tous les besoins, et ce cas doit rester exceptionnel!
• Accompagnants d'artistes qui participent en tant que bénévole, et non annoncés (pas inscrits dans l'équipe bénévoles à l'avance) : si les quantités le permettent la personne est accueillie avec le reste de l'équipe pour le repas, sinon la cuisine de Chez Georges sera à disposition ; si places disponibles, accès possible aux spectacles gratuitement. Dans les deux cas, le référent du pôle dans lequel la personne s'est investit doit s'assurer de la place disponible et présenter la personne aux référents bénévoles, cuisine et à la billetterie du spectacle.

Les différents acteurs du festival  et leurs « régimes »:
• Les membres actifs (ou référents, c'est pareil puisque être membre actif ça veut dire : être actif tout au long de l'année sur la prise de décisions concernant la prog, l'organisation... ; participer aux réunions ; et être référent en binôme ou trio d'au moins un pôle d'organisation du festival) : repas bénévoles (matin/ midi et soir) ; consos gratuites à partir du vendredi ; accès gratuit aux spectacles.
• Les bénévoles (comptés dans l'équipe constituée en amont ; pour les autres voir ci-dessus): par journée de participation, repas bénévoles (matin, midi et soir), consos à prix coûtant et accès gratuit aux spectacles.
• Équipe artistique de l'édition (musiciens, danseurs ou autre présents les jours de résidence et tout le festival, participant à plusieurs événements du festival) : repas bénévoles (matin, midi et soir), consos à prix coûtant et accès gratuit à tous les spectacles.
• Artistes intervenant une seule fois (groupes place ou intervenants balade principalement) : par journée de participation, repas bénévoles (matin, midi et soir), 3 consos.

Proposition de distinguer les différents statuts par un système de bracelets de couleurs.

Au bar, les gobelets non consignés (consos gratuites, à prix coûtant, offertes) seront visuellement différents des gobelets consignés (consos public), pour éviter des remboursements de consignes sur des gobelets abandonnés par l'équipe du festival ! Il reste actuellement 80 écocups ; il est prévu d'en commander de nouveaux pour cette année (de couleur . Les anciens seront pour l'équipe bénévole/artistique, les nouveaux pour le public.

Un petit livret d'accueil des bénévoles (mail/ papier) sera rédigé pour présenter le festival, l'asso, la charte bénévoles (règlement et contreparties).